Manual

# 运营

# +目录 Topics

  • 1.课程设置：

    • 1.1 课程设置 Courses setup
    • 1.2 课程设置 Calendar setup
    • 1.3 课程设置 Class setup
    • 1.4 课程设置 Class Schedule

  • 2.人员设置：

    • 2.1 人员设置 Teacher setup
    • 2.2 人员设置 Student setup

  • 3.人员设置：

    • 3.1 班级设置 Teacher-into-Class
    • 3.2 班级设置 Student-into-Class

  • 4.学费/折扣管理：

  • 5.教室管理：

    • 5.1 教室管理 Manual setup
    • 5.2 教室管理 Auto setup

  • 6.上课管理：

    • 6.1 上课管理 Class Info
    • 6.2 上课管理 My Class
    • 6.3 上课管理 Class Change

  • 7.报表管理：

# +课程模板 Template

课程设置模板：下载CN2023Fall模板 (opens new window)

# 1.1 课程设置 Courses setup

# A.单个课程录入以及单个课程分类创建

  • 点击Course Structure setup的Add a course img

  • 填写Courses Setup谷歌表单

    img

  • 填写完谷歌表单后，返回管理后台，会看见新录入的课程，然后移到最右侧点击Apply按钮完成单个课程录入,并生成课程分类

    img

# B.多个课程批量录入同时创建课程分类

  • 点击Course Structure setup的Add courses in batch img
  • 跳转到谷歌表单对应的在线excel表，然后按照对应的格式，将要录入的课程信息复制到excel表中 img
  • 然后点击上方的Forms,再点击Sync Data，系统将自动同步excel数据到后台 img
  • 回到管理后台，点击Apply Now完成批量录入处理 img

# C.修改课程信息

  • 需要修改录入的课程信息，可以点击Edit Url,进入表单修改课程信息后重新提交，回到后台后再次点击Apply按钮同步修改内容完成单条数据的修改 img
  • 需要修改多条课程信息，可以点击Add courses in batch,进入在线excel表修改课程信息后再点击Sync Data，将修改后的数据同步到后台，然后再次点击Apply Now按钮同步修改内容完成多条课程信息的修改 img

# 1.2 课程设置 Calendar setup

# A.单条日历录入：

  • 点击Class Calendar setup的Add a Date img

  • 填写Class Calendar Setup谷歌表单

    img

  • 填写完谷歌表单后，返回管理后台，会看见新录入的日历，然后点击右侧的Apply按钮完成单个日历录入 img

# B.多条日历批量录入：

  • 点击Class Calendar setup的Add Calendar in batch img
  • 跳转到Class Calendar Setup谷歌表单对应的在线excel表，然后按照对应的格式，将要录入的日历信息复制到excel表中 img
  • 然后点击上方的Forms,再点击Sync Data，系统将自动同步excel数据到后台 img
  • 回到管理后台，点击Apply Now完成批量录入处理 img

# C.修改日历信息：

  • 需要修改录入的日历信息，可以点击Edit Url,进入表单修改课程信息后重新提交，回到后台后再次点击Apply按钮同步修改内容完成单条数据的修改 img
  • 需要修改多条日历信息，可以点击Add Calendar in batch,进入在线excel表修改日历信息后再点击Sync Data，将修改后的数据同步到后台，然后再次点击Apply Now按钮同步修改内容完成多条日历信息的修改 img

# D.节假日邮件自动提醒（节日开始前一周）


Reminder：no AI005L1-25-2023M class on 7/4

Hello Sreya,

Just a friendly reminder that there is no AI005L1-25-2023M class at pm on 7/4 due to Independence Day.

Thank you

# 1.3 课程设置 Class setup

# A.单个班级录入：

  • 点击Classes setup的Add a class img

  • 填写Classes setup谷歌表单

    img

  • 填写完谷歌表单后，返回管理后台，会看见新录入的班级，然后点击右侧的Apply按钮完成单个班级录入 img

# B.多个班级批量录入：

  • 点击Classes setup的Add Classes in batch img
  • 跳转到Classes setup谷歌表单对应的在线excel表，然后按照对应的格式，将要录入的班级信息复制到excel表中 img
  • 然后点击上方的Forms,再点击Sync Data，系统将自动同步excel数据到后台 img
  • 回到管理后台，点击Apply Now完成批量录入处理 img

# C.修改班级信息：

  • 需要修改录入的班级信息，可以点击Edit Url,进入表单修改班级信息后重新提交，回到后台后再次点击Apply按钮同步修改内容完成单个班级数据的修改 img
  • 需要修改多个班级信息，可以点击Add Classes in batch,进入在线excel表修改老师信息后再点击Sync Data，将修改后的数据同步到后台，然后再次点击Apply Now按钮同步修改内容完成多个班级信息的修改 img

# 1.4 课程设置 Class Schedule

  • 学生自主注册报名课程以及管理员手动导入学生排班，将会实时显示在在线排班表中
  • 点击班级管理-排班即可查看
  • 左侧下拉菜单可以选择不同学期，来显示对应学期的课程，Active Class则是显示当前正在上课的所有班级
  • 同时也可以根据班级/学生订单状态做筛选，目前分为全部、已处理、未处理、已支付以及未支付，
    • 全部即显示所有班级
    • 已处理即显示所有已经发送了上课信息邮件的班级
    • 未处理即显示所有还未发送上课信息邮件的班级
    • 已支付即显示当前所有已支付的学生
    • 未支付即显示当前所有未支付的学生
  • 右侧搜索框，可以根据学生姓名或者老师姓名来搜索其所在上课的班级 img

# A. Schedule默认设置

  • 要设置Schedule页面显示班级，首先从下拉菜单选择Schedule页面默认要显示的学期，然后点击右侧的Set Default Schedule按钮即可 img

# B. Schedule页面Warantee弹出窗内容设置

  • 要设置Schedule页面Warantee弹出窗内容，点击右侧的Warantee按钮，即可修改Warantee弹窗内容，同时也可以设置是否显示Warantee弹窗 img img img

# C. 学生支付状态/给非自助注册学生手动生成学费订单

  • 学生支付状态分为三种Scheduled、Add Order以及$ XXXX
    • Scheduled:是指该学生当前已注册该课程，但是未支付
    • Add Order：是指该学生是由管理员录入到班级的，非学生自主注册，管理员需要点击Add Order帮助学生生成订单
    • $ XXXX：显示为具体的金额，则代表该学生已经注册并支付了相应金额的学费 img

# D. 学生/老师上课信息发送（第一次上课之前发送）

  • 班级都设置完成后，第一次上课之前需要给学生/老师发送上课信息邮件
  • 点击学生/老师的邮件地址，然后点击Send ClassInfo Email即可一键发送，发送完成后班级的整体颜色会由黄色变更为绿色 img img
    img

# E. 学费缴纳提醒邮件（自动/手动）

  • 用户自主注册或者管理员手动生成订单后2天内未付款，系统会自动发送学费缴纳提醒邮件,7天后再发一次，10天后未付款将删除订单

Subject:Payment Reminder: to complete registration

Dear Elizabeth Li,

To complete your class registration, please use the link to pay:
- https://thinkland.ai/payment/320/Invoice-8_Elizabeth Li
- CN001L1-F5 马立平中文 G1 Tue 18:00-19:00 ET

If you have already paid, please ignore this email.

Thank you!
Thinkland.AI Demo
  • 管理员也可以点击最右侧的Sender Mail按钮手动发送学费缴纳提醒邮件 img

主题：AI class tuition 夏季课程学费

Mark Zhou 家长 你好，

收到Mark的夏季课程报名：
1、AI005L1-M24 Java Mon-Fri 13:30-15:00 ET
上课日期：06/19/2023 - 06/30/2023, 2 weeks, 10 classes

学费：$20.00 per hour x 1.5 hours x 10 classes = $300

支付请到：https://thinkland.ai/payment/300/Invoice-15146_Mark Zhou （推荐使用Zelle,没有手续费）。
有任何问题，请邮件直接回复或关注我们的微信公众号：ThinklandAI

谢谢
Elaine
Thinkland.ai Office

# 2.1 人员设置 Teacher setup

# A.单个老师录入：

  • 点击Teacher setup的Add a teacher img

  • 填写Teacher signup谷歌表单

    img

  • 填写完谷歌表单后，返回管理后台，会看见新录入的老师，然后点击右侧的Apply按钮完成单个老师录入 img

# B.多个老师批量录入：

  • 点击Teacher setup的Add Teachers in batch img
  • 跳转到Teacher signup谷歌表单对应的在线excel表，然后按照对应的格式，将要录入的老师信息复制到excel表中 img
  • 然后点击上方的Forms,再点击Sync Data，系统将自动同步excel数据到后台 img
  • 回到管理后台，点击Apply Now完成批量录入处理 img

# C.修改老师信息：

  • 需要修改录入的老师信息，可以点击Edit Url,进入表单修改老师信息后重新提交，回到后台后再次点击Apply按钮同步修改内容完成单条老师数据的修改 img
  • 需要修改多条老师信息，可以点击Add Teachers in batch,进入在线excel表修改老师信息后再点击Sync Data，将修改后的数据同步到后台，然后再次点击Apply Now按钮同步修改内容完成多条老师信息的修改 img

# 2.2 人员设置 Student setup

# A.单个班级录入：

  • 点击Student setup的Add a Student img

  • 填写Student signup谷歌表单

    img

  • 填写完谷歌表单后，返回管理后台，会看见新录入的学生，然后点击右侧的Apply按钮完成单个学生录入 img

# B.多个学生批量录入：

  • 点击Student setup的Add Students in batch img
  • 跳转到Student signup谷歌表单对应的在线excel表，然后按照对应的格式，将要录入的学生信息复制到excel表中 img
  • 然后点击上方的Forms,再点击Sync Data，系统将自动同步excel数据到后台 img
  • 回到管理后台，点击Apply Now完成批量录入处理 img

# C.修改学生信息：

  • 需要修改录入的学生信息，可以点击Edit Url,进入表单修改学生信息后重新提交，回到后台后再次点击Apply按钮同步修改内容完成单个学生数据的修改 img
  • 需要修改多个学生信息，可以点击Add Students in batch,进入在线excel表修改学生信息后再点击Sync Data，将修改后的数据同步到后台，然后再次点击Apply Now按钮同步修改内容完成多个学生信息的修改 img

# 3.1 班级设置 Teacher-into-Class

  • 老师排班需要用到班级ID，班级ID可以从Classes setup的Class ID列获取 img

# A.单个老师安排班级：

  • 点击Teacher-into-Class的Assign a teacher img

  • 填写Teacher setup谷歌表单

    img

  • 填写完谷歌表单后，返回管理后台，会看见新排班的老师，然后点击右侧的Apply按钮完成单个老师安排排班 img

# B.多个老师安排班级：

  • 点击Teacher-into-Class的Assign Teachers in batch img
  • 跳转到Teacher setup谷歌表单对应的在线excel表，然后按照对应的格式，将要排版的老师信息复制到excel表中 img
  • 然后点击上方的Forms,再点击Sync Data，系统将自动同步excel数据到后台 img
  • 回到管理后台，点击Apply Now完成批量录入处理 img

# C.修改老师排班信息：

  • 需要修改已排班老师信息，可以点击Edit Url,进入表单修改老师排班信息后重新提交，回到后台后再次点击Apply按钮同步修改内容完成单个老师排班的修改 img
  • 需要修改多个已排班老师信息，可以点击Assign Teachers in batch,进入在线excel表修改已排班老师信息后再点击Sync Data，将修改后的数据同步到后台，然后再次点击Apply Now按钮同步修改内容完成多个排班老师的修改 img

# 3.2 班级设置 Student-into-Class

  • 给非自主注册学生安排班级需要用到班级ID，班级ID可以从Classes setup的Class ID列获取 img

# A.单个学生安排班级：

  • 点击Student-into-Class的Assign a student img

  • 填写Student setup谷歌表单

    img

  • 填写完谷歌表单后，返回管理后台，会看见新排班的学生，然后点击右侧的Apply按钮完成单个学生安排班级 img

# B.多个学生安排班级：

  • 点击Student-into-Class的Assign students in batch img
  • 跳转到Student setup谷歌表单对应的在线excel表，然后按照对应的格式，将要排班的学生信息复制到excel表中 img
  • 然后点击上方的Forms,再点击Sync Data，系统将自动同步excel数据到后台 img
  • 回到管理后台，点击Apply Now完成批量录入处理 img

# C.修改学生排班信息：

  • 需要修改已排班学生信息，可以点击Edit Url,进入表单修改学生排班信息后重新提交，回到后台后再次点击Apply按钮同步修改内容完成单个学生排班的修改 img
  • 需要修改多个已排班学生信息，可以点击Assign students in batch,进入在线excel表修改已排班学生信息后再点击Sync Data，将修改后的数据同步到后台，然后再次点击Apply Now按钮同步修改内容完成多个排班学生的修改 img

# 4. 学费/折扣管理 Orders

  • 学生自主注册报名课程以及管理员手动生成订单，都会实时显示在学费列表中
  • 左侧搜索框可以输入学生姓名搜索学生所有订单
  • 支付状态分为三种Unpaid、To be Confirmed以及Paid -Unpaid指学生目前只注册还未支付 -To be Confirmed指学生已经支付了学费但是管理员还未确认款式是否收到 -Paid指学生已经支付了学费并且管理员已确认款式收到
    img

# A. 学费支付账单流水（暂无）

# B. 款项收到确认

  • 当管理员收到了学生的款项后需要点击Comfirm Payment img
  • 点击 Approve ，确认款项收到同时发送邮件给学生提醒款项已收到，订单已完成 img
Subject：Your Class Signup - Paid

Dear William Cao,

This is to confirm your signing up for the following class:
- CN003L1-F5 马立平中文 G3 Tue 18:00-19:00 ET 12/19/2023 - 12/19/2023, 16 weeks, 16 classes

Your payment has been received.
You can view class information at: https://demo.thinkland.ai/classorder/40


Thank you!
Thinkland.AI Demo

# C. 退款确认

  • 当管理员收到了学生的退款申请后,将款项退回给学生后，需要点击Check Refund img
  • 输入已款退金额，然后点击Approve，完成退款流程并邮件提醒学生已退款 img
Subject：Class refund confirm: CN002L1-F5 马立平中文 G2 Tue 18:00-19:00 ET

Dear Catherine,

Your class refund has been confirmed.

Best Regards,
Thinkland.AI Demo

# D. 订单删除

  • 当管理员需要删除学生的订单时,需要需删除的订单右侧的Delete按钮，订单即可删除 img

# E. 预览学生订单列表

  • 当管理员需要预览学生的订单时,点击该学生订单右侧的View按钮，即可查看该学生的订单列表
  • 也可以通过此按钮直接进入学生订单列表，帮助学生进行退款申请或者支付状态变更等操作 img

# E. 折扣设置

  • 点击折扣的新增按钮，可以设置学费折扣活动

  • 目前支持的折扣分为增加学费、减少学费、收费折扣、多人折扣四种方式

    • 1.增加收费，例如学杂费、书本费、考试费用等额外收费项目
    • 2.减少收费，比如设置支付立减XX的活动等活动
    • 3.收费折扣，比如早鸟价优惠9折等活动
    • 4.多人折扣，比如家庭折扣及一个家庭多个孩子同时报名整体费用打折

    img

  • Coupon Name:填写优惠活动名称

  • Content:填写具体优惠内容

  • Coupon Type：选择折扣方式

  • Amount：填写优惠的具体金额/折扣

  • Description：用于备注优惠活动具体信息

  • Start Date：设置优惠开始日期

  • End Date：设置优惠结束日期

  • Apply to：设置哪些课程可以参与此优惠，默认不填的话即所有课程都可参与此优惠

    img

# 5.1 教室管理 Manual setup

  • 给班级设置Zoom需要用到班级ID，班级ID可以从Classes setup的Class ID列获取 img

# A.单个班级设置Zoom：

  • 点击Zoom setup的Add a ClassZoom img

  • 填写Classroom/Zoom setup谷歌表单

    img

  • 填写完谷歌表单后，返回管理后台，会看见新设置Zoom班级，然后点击右侧的Apply按钮完成单个班级设置Zoom img

# B.多个班级设置Zoom：

  • 点击Zoom setup的Add ClassZoom in batch img
  • 跳转到Classroom/Zoom setup谷歌表单对应的在线excel表，然后按照对应的格式，将要设置Zoom的班级信息复制到excel表中 img
  • 然后点击上方的Forms,再点击Sync Data，系统将自动同步excel数据到后台 img
  • 回到管理后台，点击Apply Now完成批量录入处理 img

# C.修改班级Zoom信息：

  • 需要修改已设置的zoom信息，可以点击Edit Url,进入表单修改学生排班信息后重新提交，回到后台后再次点击Apply按钮同步修改内容完成单个班级Zoom的修改 img
  • 需要修改多个班级Zoom信息，可以点击Add ClassZoom in batch,进入在线excel表修改班级Zoom信息后再点击Sync Data，将修改后的数据同步到后台，然后再次点击Apply Now按钮同步修改内容完成多个班级Zoom的修改 img

# 5.2 教室管理 Auto setup

# A.录入可用于自动分配的Zoom账号

  • 点击首页的Zoom管理，进入APPzoom管理页面 img

  • 勾选Zoom Accounts的Individual Input img

  • 点击Sample File下载zoom账号导入模板 img

  • 按模板输入账号信息后，点击选择文件上传文件，再点击Submit完成Zoom账户导入 img

# B.给班级自动分配Zoom账号

  • 点击班级管理的排班，再点击我需要设置Zoom的班级名字，就会跳转到对应的班级页面 img
  • 再点击班级页面右上角的班级设置按钮 img
  • 点击Edit course setting进入班级设置 img
  • 点击Zoom Sync的Sync out按钮，系统会自动配置一个Zoom给班级 img

# 6.1 上课管理 Class Info

  • 点击班级管理-排班-Daily Class Info,实时查看每天每个班级情况，老师以及学生上课情况 img img

# 6.2 上课管理 My Class

  • 点击打开My Class (opens new window)
  • 在输入框输入学生/老师姓名，即可查看该学生/老师当前所上的课程以及过往上过的课程 img

# 6.3 上课管理 Class Change

  • 点击班级管理-排班-Daily Class Info,进入Class Info页面 img

  • 再点击Class Change按钮，进入Class Change页面

    img

# A. 课程取消，课程结束时间自动延后

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  • 点击cancel class ,发送课程取消通知给学生

    img

# B. 调整上课的时间或者取消课程，补课到其他时间

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  • 选择调整的时间日期，然后Check下zoom是否冲突，然后点击Update Class发送课程调整通知 img

# C. 永久调整上课时间

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  • 选择调整的时间日期，勾选下Permanent change，再Check下zoom是否冲突，然后点击Update Class发送课程调整通知

    img

# D. 替补老师补课

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  • 找到替课老师后，点击change teacher img

  • 输入替课老师名字，点击ok完成

    img

  • 最后点击update class,发送邮件提醒，完成替课老师操作 img img

# 7 报表管理

# 报表管理 1 - 老师工资表下载

  • 选择日期区间，输入老师姓名，点击Export Teacher，即可拉出老师工资表 img

# 报表管理 2 - 考勤表下载

img

# 报表管理 3 - 所有学生列表下载

img

# 报表管理 4 - 所有老师列表下载

  • 点击Export，即可拉出所有老师信息
  • 点击Export Current teacher，即可拉出当前在上课的所有老师信息 img

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